Автоматизация процесса закупки: второй этап внедрения СЭД Дело в туристическом комплексе «Манжерок»

В январе 2019 года завершился второй этап внедрения СЭД «Дело» в горнолыжном комплексе «Манжерок» - популярном туристическом комплексе Республики Алтай, одном из крупнейших туристско-рекреационных проектов на территории России.

О первом этапе внедрения СЭД мы писали ранее. На данном шаге были выполнены работы по обследованию документооборота, базовой настройке СЭД, подключению пользователей и запуску стандартного функционала. В результате были автоматизированы традиционные делопроизводственные процессы.

Проект внедрения СЭД Дело в горнолыжном комплексе «Манжерок» Республики Алтай является уникальным по ряду причин. Сфера деятельности компании весьма нетипична, и вытекающее отсюда многообразие потребностей заказчика значительно превзошло наиболее часто используемый функционал СЭД. Однако, система Дело обладает возможностью реализации практически любых бизнес-процессов коллективного документационного взаимодействия, благодаря дополнительной опции «Управление процессами».

Второй этап проекта предполагал внедрение уникальных процессов согласования договорной и закупочной деятельности. Специалистами КС-Консалтинг были выполнены работы по написанию дополнительных процессов для системы Дело, автоматизирующих процесс закупки и работы с шаблонными договорами в информационной системе. Разработанные процессы обеспечивают дополнительные маршруты движения документов, не предусмотренные стандартными средствами СЭД - данные наработки позволяют упростить процедуру подготовки и согласования закупок, а также сделать прозрачным движение и обработку фигурирующих в процессе документов.

Сама процедура закупок с использованием дополнительных процессов в СЭД выглядит следующим образом:

- Инициатор закупки создает регистрационную карточку (РК) служебной записки на закупку, заполняя все необходимые поля.

- Запускается дополнительный плагин, который копирует информацию из карточки в файл MS Word и автоматически прикрепляет его к РК.

- Далее РК служебной записки поступает на согласование соответствующим начальникам отделов и генеральному директору.

После того, как служебные записки одобрены начальством, они рассматриваются на совещании комиссии по закупкам. После проведения совещания, начальник отдела закупок оформляет протокол в СЭД, в связке с РК служебных записок на закупку. Если требуется публикация протокола заседания комиссии, на данном этапе можно запустить специальный процесс, который будет напоминать о необходимости публикации протокола на сайте госзакупок.

Далее запускается дополнительный процесс, который выполняет рассылку протокола инициаторам закупок, всем членам комиссии и юридическому отделу. Это необходимо также и для прозрачности процедуры, чтобы инициатор мог видеть все этапы работы над его закупкой.

Получив протокол, специалисты юридического отдела подготавливают проект договора в СЭД и отправляют его на согласование (визирование) участникам обсуждения закупки.

Когда все необходимые визы в СЭД проставлены, запускается дополнительный процесс, который «привязывает» к РК договора определенного специалиста отдела закупок, для последующего прикрепления сопутствующей документации по закупке и отправки вторым этапом на согласование участникам процесса.

Если участники процесса согласовали проект договора и сопутствующую документацию, после регистрации договора запускается процесс автоматического заполнения дополнительных реквизитов с указанием срока публикации этих документов на сайте госзакупок. Далее, в течении этого срока, процесс осуществляет отправку напоминаний на почту сотрудника ответственного за публикацию, до тех пор, пока он не опубликует документы.

Также, в качестве сопутствующего ходу процедуры закупок, был разработан дополнительный процесс для работы с шаблонными договорами. Часть договоров организации составляются по шаблону, и не подлежат редактированию. Информация, которая может быть изменена в договоре (например, контрагент) будет заполняться исключительно из справочников СЭД ДЕЛО. Дополнительный процесс позволит в автоматическом режиме «подтягивать» в шаблон договора информацию из полей карточки контрагента.

На втором этапе была выполнена установка дополнительных процессов в СЭД, запуск в эксплуатацию процессов согласования договорной и закупочной документации (около 10 видов договоров, служебные записки, дополнительные соглашения, протоколы совещаний и т.д.). В ближайшем будущем планируется разработка индивидуальных печатных форм для выгрузки документов. По завершению установки и настройки дополнительных процессов было проведено обучение пользователей.